News

Quy trình vận chuyển hàng hóa đường biển bao gồm 5 bước sau đây :

Bước 1:

Nhận hàng từ người gửi, khi này đơn vị vận chuyển sẽ điều phân phối viên và các phương tiện tới nơi người gửi để nhận hàng.

Bước 2:

Hàng hóa của người gửi sẽ được đưa đến kho chuyên dụng để tập kết cùng với các sản phẩm của đơn vị khác. Với những hàng hóa lẻ hay còn gọi là hàng LCL sẽ tiến hành gộp nhiều hàng hóa của các chủ khác nhau để đầy container.

Hàng LCL là gì?

LCL viết tắt của cụm từ tiếng Anh: Less than Container Load, dịch nghĩa là hàng xếp không đủ một container. Cụm từ này mô tả cách thức vận chuyển hàng hoákhi chủ hàng không đủ hàng để đóng nguyên một container, mà cần ghép chung với một số lô của chủ hàng khác.

Khi đó, công ty dịch vụ sẽ kết hợp nhiều lô hàng lẻ (LCL shipments), sắp xếp, phân loại và đóng chung vào container, sau đó thu xếp vận chuyển từ cảng xếp tới cảng đích. Việc kết hợp đóng chung như vậy gọi là gom hàng, hay consolidation.

Hàng FCL là gì?

– FCL (viết tắt của Full Container Load) là xếp hàng nguyên container, người gửi hàng và người nhận hàng chịu trách nhiệm đóng gói hàng và dỡ hàng khỏi container. Khi người gửi hàng có khối lượng hàng đồng nhất đủ để chứa đầy một container hoặc nhiều container, người ta thuê một hoặc nhiều container để gửi hàng.

Lô hàng được đưa tới một nhà kho chuyên dụng, nơi nó được “hợp nhất” với những lô hàng khác, trong cùng một container với hàng lẻ. Sau đó nó được tiến hành làm các thủ tục xuất khẩu với lực lượng hải quan. Các quốc gia phụ thuộc nhiều vào xuất khẩu thường chỉ tập trung sự chú ý và có nhiều thủ tục phức tạp hơn đối với một số hàng hóa đặc biệt, và có xu hướng đơn giản hóa các quy trình hải quan nhằm tạo điều kiện cho các cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu xuất khẩu hàng hóa.

Đây cũng là khâu khá quan trọng bởi chúng có thể cho hàng hóa của bại giữ lại bởi bất kể lý do nào nếu nằm trong các sản phẩm bị cấm.

Bước 3:

Khi hàng hóa đã được thông qua với cục hải quan, thì hàng hóa sẽ được vận chuyển tới bến cảng, sân bay… Tại đây cảng sẽ trực tiếp đóng hàng hóa để sẵn sang vận chuyển đến người nhận ở nước ngoài.

Bước 4:

Vận chuyển hàng tới kho vận hải quan tại nước được gửi đến. Thường khâu này sẽ diễn ra khá thuận lợi, nhưng cũng có thể bạn sẽ gặp phải rắc phôi nếu dữ liệu sản phẩm có sự khác biệt với sản phẩm vận chuyển. Nhưng rắc rối có thể xuất hiện nếu như dữ liệu của bạn có sự khác biệt nhỏ và có thể dẫn đến các thủ tục thanh tra hải quan. Bạn phải chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc chi trả bất kỳ khoản phí và tiền phạt nào trước khi lô hàng được giao.

Bước 5:

Giao hàng và vận chuyển hàng quốc tế sẽ phức tạp hơn nhiều so với việc vận chuyển trong nước. Sẽ mất nhiều chi phí và thời gian phát sinh trong suốt quá trình tiếp cận việc nhập hàng hóa và vận chuyển hàng hóa từ cảng về các kho của người bán. Bởi vậy trước khi bạn vận chuyển hàng quốc tế thì bạn cần chuẩn bị và kiểm tra thật kỹ lưỡng các sự cố bất ngờ xảy ra.

Một số trung tâm hoàn thiện đơn hàng như Amazon có những yêu cầu về lịch hẹn và giao hàng rất khắt khe và nghiêm ngặt. Bạn cũng cần có thêm thời gian cho quá trình chuẩn bị và kiểm tra cũng như phòng ngừa cho các sự cố bất ngờ có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Ví dụ, lô hàng có thể bị tạm giữ lúc quá cảnh, hoặc xe tải chở hàng có thể gặp trục trặc kỹ thuật.

Các bước trong quá trình vận chuyển quốc tế đường biển

Quy trình vận chuyển hàng hóa bao gồm 5 bước vận chuyển hàng hóa và 2 bước liên quan đến vận chuyển chứng từ. Việc hiểu rõ các quy trình là rất cần thiết. Đặc biệt mỗi bước trong quy trình đều liên quan đến chi phí. Vậy nên điều quan trọng cần làm là phải có sự thỏa thuận rõ ràng giữa hai bên về trách nhiệm lô hàng.

Do vậy, việc hiểu rõ quy trình chính là bước đầu tiên để các nhà xuất nhập khẩu có thể quản lí quy trình vận chuyển hàng hóa hiệu quả.

Vận chuyển hàng hóa xuất khẩu (Export Haulage)

Sự dịch chuyển hàng hóa từ cơ sở của người bán đến kho của Forwarders ở nước xuất khẩu được gọi là hoạt động vận chuyển hàng hóa xuất khẩu. Thường sử dụng những phương tiện vận tải như xe tải, container hoặc kết hợp giữa xe tải và xe lửa. Thông thường cần khoảng thời gian từ vài giờ đến vài tuần để vận chuyển hàng hóa xuất khẩu. Tùy thuộc theo khoảng cách và địa lý.

Trách nhiệm phân bổ và thanh toán những chi phí vận tải xuất khẩu phụ thuộc vào người bán và người mua. Nếu thỏa thuận là người mua có trách nhiệm với hàng hóa ngay khi hàng hóa ở trạng thái sẵn sàng vận chuyển. Thì đó là trách nhiệm của người mua để sắp xếp quy trình vận chuyển hàng hóa. Nếu thỏa thuận giữa hai bên là người mua sẽ chịu trách nhiệm tại một thời điểm bất kì trong quy trình vận chuyển, trách nhiệm của người bán là quản lí và chi trả cho vận tải xuất khẩu.

Đối với điều khoản Incoterms

Đối với điều khoản Incoterms như EXW và FCA, vận chuyển hàng hóa xuất khẩu là trách nhiệm của người mua.

Nếu đó là trách nhiệm của bạn để là thu xếp quá trình vận chuyển hàng hóa. Và freight forwarder không cung cấp dịch vụ này, bạn có thể tự mình quản lí sắp xếp thực hiện việc vận chuyển. Hoặc mua giải pháp từ một công ty vận chuyển địa phương. Việc sắp xếp vận chuyển hàng hóa xuất khẩu với một công ty vận tải địa phương. Hay chọn cách tự thực hiện công việc vận tải thường chỉ có thể thực hiện được khi bạn đã có những kiến thức và kinh nghiệm am hiểu về thị trường địa phương.

Thông quan xuất khẩu

Việc thông quan hàng xuất khẩu được yêu cầu bởi các cơ quan chính quyền ở nước xuất khẩu với mục đích là để đăng kí và thông báo rằng lô hàng này đang rời đi. Việc thông quan hàng xuất khẩu được thực hiện thông qua một đại lý môi giới Hải quan đã được cấp phép. Và những yêu cầu về chứng từ thông quan nêu rõ chi tiết hàng hóa và các chứng từ phụ trợ khác.

Những chứng từ này có thể có sự khác biệt giữa các quốc gia. Nhưng Freight Forwarder sẽ là người xác nhận cho bạn những chứng từ nào được yêu cầu. Cần phải xác định trước ai sẽ là người chịu trách nhiệm về phần khai thông Hải quan giữa người mua và người bán.

Đối với thông quan hàng xuất khẩu, thông thường người bán sẽ chịu trách nhiệm và sẽ chỉ định trực tiếp một nhà vận chuyển quốc tế. Hoặc đề cử một đại lí môi giới hải quan để làm công việc này. Tuy nhiên, ở một vài tình huống thực tế, đôi lúc người mua là người chịu trách nhiệm về thông quan hàng hóa.

Nhưng trừ trường hợp người mua đã có kinh nghiệm địa phương hoặc thị trường xuất khẩu chính là thị trường quen thuộc của mình, thì thông thường sẽ hợp lí hơn khi chỉ định một forwarder để thực hiện quá trình thông quan. Ngoài ra, người mua có thể yêu cầu người bán thu xếp thông quan hải quan xuất khẩu.

Làm hàng tại cảng đi (Origin handling)

Làm hàng tại cảng đi là một tập hợp các hoạt động được thực hiện bởi các công ty freight forwarders và các đại lý của họ. Bắt đầu từ việc nhận hàng khi hàng hóa được chất xuống khỏi xe tải ở khu tập kết hàng. Nơi mà hàng hóa sẽ được kiểm tra và đếm số lượng.

Hàng hóa được kiểm chứng dựa trên thông tin đặt hàng và Biên lai nhận hàng của đại lý giao nhận (Booking và Forwarder’s cargo receipt) để cấp cho người xuất khẩu những chứng từ thể hiện cam kết hàng đã được nhận và chuẩn bị vận chuyển.

Làm hàng tại cảng đi của một lô hàng LCL

Lô hàng sau đó sẽ được lưu trữ tại kho nước sở tại cho đến khi dịch vụ gom hàng hợp nhất lô hàng đó. Với những lô hàng khác có cùng cảng đích để nạp vào container.

Một vài ngày trước khi tàu khởi hành, các lô hàng được xếp vào container của hãng vận chuyển, và container được vận chuyển bằng xe tải đến cảng. Tại cảng, container được xếp chồng lên nhau cùng với các container khác. Cuối cùng được xếp lên tàu khi tàu đã sẵn sàng trong cảng.

Giải thích quy trình vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu

Freight Forwarder luôn là người liên hệ với người vận chuyển quốc tế – người chịu trách nhiệm thực hiện việc làm hàng tại cảng đi. Tuy nhiên, việc thanh toán cho quá trình làm hàng có thể được thực hiện bởi người gửi hàng hoặc người nhận hàng. Tùy Thuộc vào hình thức đã được thỏa thuận giữa hai bên.

Nếu hàng đã được bán dựa trên các điều khoản EXW hoặc FCA thì việc thanh toán cho việc xử lý xuất xứ thường là trách nhiệm của bên nhận hàng. Nếu hàng hoá được bán FOB, CNF / CIF hoặc DDU, việc làm hàng tại cảng đi thông thường thuộc trách nhiệm chủ hàng. Nếu phí làm hàng tại cảng đi không được tính cùng với cước vận chuyển đường biển, nó thường được tính vào thời điểm nhận hàng và phải được giải quyết trước khi xếp hàng tại cảng đi.

Cước phí vận chuyển hàng hóa đường biển

Cước phí đường biển do các Hãng tàu đưa ra và họ toàn quyền quyết định vấn đề này. Với những  công ty Freight Forwarders, những chủ hàng khác nhau có thể nhận được các cước phí đường biển khác nhau cho chung một hành trình từ Hãng tàu. Container có thể được vận chuyển bởi nhiều tàu khách nhau bằng dịch vụ Transshipment tại nhiều cảng khác nhau.

Vận đơn House Bill of Lading được cấp bởi Freight Forwarders có thể chỉ ra rõ chuyến tàu mà lô hàng dự tính sẽ được chất lên để vận chuyển. Điều này đang nói đến vận chuyển chặng đầu, không nhất thiết một con tàu phải vận chuyển lô hàng từ điểm đầu đến tới điểm đến cuối cùng.

Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Người mua và người bán không cần thiết phải biết thông tin về tên tàu mà hàng mình chuẩn bị được chất lên khi đang sử dụng dịch vụ LCL. Nhưng nếu bạn muốn tìm hiểu thì có thể lên website của hãng tàu.

Những hãng tàu thu phí vận tải biển và các phụ phí liên quan trực tiếp từ các công ty Freight Forwarders. Những công ty Freight Forwarders sau đó phân rã cấu trúc chi phí. Dựa trên đó và tỉ lệ hàng hóa với sức chứa của container mà các Freight Forwarders có thể đưa ra bảng giá cho khách hàng. Khi đánh giá cước phí từ Freight Forwarders, hãy đảm bảo rằng tất cả các phụ phí và các chi phí khác đã được cộng vào.

Thông quan hàng hóa nhập khẩu

Giải thích quy trình vận chuyển hàng hóa đường biển

Các cơ quan có thẩm quyền tại nước đến yêu cầu phải thông quan hàng nhập khẩu cho tất cả hàng hóa được nhập khẩu vào vùng lãnh thổ của họ. Đó là một tờ khai về loại hàng hóa và giá trị,  được sử dụng để đăng ký và áp dụng bất kỳ khoản chi phí có thể phát sinh.

Thông quan nhập khẩu là quá trình chuẩn bị và trình tờ khai và các chứng từ được yêu cầu bởi cơ quan Hải quan. Không giống như thuế hải quan, là thuế đánh vào hàng hóa nhập khẩu, thường được người mua hàng trả trực tiếp cho cơ quan hải quan quan hoặc cơ quan thuế.

Quá trình thông quan nhập khẩu thường có thể bắt đầu trước khi hàng đến nơi đến, và cần phải hoàn thành trước khi hàng hóa nhập khẩu vào nước. Hàng hóa được coi là nhập cảnh vào nước khi vượt qua biên giới và khu vực ngoại quan.

Qui trình thông quan vận chuyển hàng hóa đường biển

Freight Forwarder , đại lý hoặc nhà môi giới hải quan được chỉ định có thể thực hiện việc thông quan hàng hóa nhập khẩu, miễn là họ có giấy phép hợp lệ. Bên cạnh thực hiện thủ tục thông quan nhập khẩu sẽ phải nhận tất cả các chứng từ cần thiết để bắt đầu quá trình thông quan. Thông thường quá trình này có thể được bắt đầu với các bản Scan của chứng từ, nhưng một số cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bản gốc trước khi họ có thể hoàn thành quy trình. Bạn cần kiểm tra với Freight Forwarder hoặc nhà môi giới hải quan để tìm hiểu chính xác chứng từ nào được yêu cầu.

Trừ khi hàng hoá được bán theo điều khoản DDP của Incoterms, bên mua phải thu xếp và thanh toán cho việc thông quan hàng hoá nhập khẩu. Thường thì việc đề cử Freight Forwarders hoặc đại lý của người giao nhận hàng hóa tại điểm đến để thực hiện việc thông quan là điều dễ dàng nhất vì họ sẽ có tất cả các chứng từ cần thiết. Nếu họ không cung cấp dịch vụ này, họ sẽ có thể giới thiệu một nhà môi giới hải quan có thể giúp đỡ.

Làm hàng tại cảng đến (Destination Handling)

Làm hàng tại cảng đến là một chuỗi các hoạt động bởi văn phòng tại điểm đến của Freight Forwarders. Nó bắt đầu bằng việc tiếp nhận hồ sơ từ đại lý của các Forwarders ở nước xuất khẩu, kiểm tra chứng từ và nộp B/L gốc cho hãng tàu. Sau đó, container sẽ đến cảng và được chuyển tới kho ở nước nhập khẩu, nơi mà hàng hóa sẽ được dỡ ra và kiểm tra lại, phân loại. Sau đó là tiếp tục vận chuyển đến cơ sở của người nhận hàng.

Forwarders và đại lý của Forwarders luôn luôn chịu trách nhiệm thực hiện việc làm hàng tại điểm đến. Lý do là họ là người duy nhất có thể thu thập các container từ cảng.

Người gửi hàng hoặc người nhận hàng thanh toán sẽ chịu trách nhiệm thanh toán tại điểm đến. Nếu các điều khoản thương mại là DDU hoặc DDP, người bán chịu trách nhiệm thanh toán tất cả các chi phí liên quan đến việc đưa hàng đến cơ sở của người mua. Bao gồm cả việc làm hàng tại điểm đến.

Đối với các điều khoản thương mại khác, chẳng hạn như EXW, FCA, FOB hoặc CNF/CIF người nhận hàng sẽ chịu trách nhiệm việc làm hàng tại điểm. Nếu làm hàng điểm đích được thanh toán bởi cùng một bên mua cước phí đường biển, phí này sẽ được thanh toán cùng một lúc, hoặc có thể bị tính phí bất cứ lúc nào trước khi hàng hóa được vận chuyển từ kho hàng đích.

Vận chuyển hàng hóa nhập khẩu (Import Haulage)

Việc chuyển hàng từ kho nhập khẩu đến địa chỉ nhận hàng và điểm đến cuối cùng của hàng hóa được gọi là vận chuyển hàng nhập khẩu. Thường sử dụng xe tải hoặc kết hợp xe tải và xe lửa. Và có thể mất từ ​​vài giờ đến nhiều ngày, tùy thuộc vào khoảng cách và địa lý.

Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ

Vận chuyển hàng hóa nhập khẩu có thể được thực hiện bởi các Forwarders cho dù là vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường biển. Hoặc của một công ty vận tải đường bộ địa phương. Ngoài ra, người mua có thể quyết định thu hàng trực tiếp tại kho hàng đích và tiết kiệm chi phí nhập khẩu.

Nếu forwarders vận chuyển hàng nhập khẩu thực hiện việc vận chuyển hàng nhập khẩu, họ sẽ sử dụng cùng với xe tải của công ty họ hoặc bằng cách sử dụng một công ty vận tải đường biển của bên thứ ba. Vì vậy, người mua không thể luôn mong đợi thấy đại diện từ người giao nhận khi giao hàng tại cơ sở của họ.

Vận chuyển hàng hóa nhập khẩu có thể qua nhiều hubs, nơi mà forwarder tối ưu hóa tải trọng để phân phối hiệu quả tốt hơn. Một số Forwarders theo dõi tất cả các hoạt động này. Nhưng điều quan trọng là thỏa thuận về thời điểm hàng sẽ được chuyển giao chứ không phải là tuyến đường.

Các trường hợp ngoại lệ 

Trừ khi các điều kiện thương mại là DDU / DDP, việc nhập khẩu hàng hoá thông thường sẽ là người mua chịu trách nhiệm. Đôi khi nó có thể là một lợi ích để sử dụng forwarders vận chuyển hàng nhập khẩu. Trong trường hợp đó lô hàng sẽ chỉ đơn giản là giao hàng tận nhà, và Forwarders sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ vận chuyển đến cửa của người mua. Lưu ý trong trường hợp này, thuế hải quan vẫn cần phải được giải quyết riêng cho Forwarders để hoàn thành việc nhập khẩu hàng.

Nếu Forwarders không có khả năng đưa hàng nhập khẩu, thường có nhiều sự lựa chọn trong thị trường nội địa. Đại lý của Forwarders có thể đề nghị các công ty vận tải đường bộ. Hoặc người mua có thể đã có kinh nghiệm với các nhà cung cấp nhất định. Nếu không, có thể xem xét đến trường hợp đặt một công ty vận tải trực tuyến, đã có nhiều kinh nghiệm và mạng lưới trong thị trường địa phương.

2 yếu tố chính: Incoterms và đóng gói sản phẩm

Incoterm, đóng gói là những điểm cần lưu ý khi đàm phán đối tác vận chuyển quốc tế

Incoterms trong vận chuyển hàng hóa đường biển

Incoterms là các điều kiện vận chuyển được chuẩn hóa theo tiêu chuẩn quốc tế và phải xuất hiện trong tất cả các hợp đồng kinh tế. Chúng xác định rõ khi nào thì trách nhiệm pháp lý đối với lô hàng chuyển từ người mua sang người bán. Điều đó có vẻ không phải là một ưu tiên chính của bạn khi đang đàm phán giá cả với nhà cung cấp, nhưng hãy cùng xem xét điều này:

Sự lựa chọn sai lầm có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng. Nếu bạn không thể dành thời gian để nghiên cứu sâu về Incoterm, bạn chỉ nên chọn một trong hai điều kiện vận chuyển đó là Giá sản phẩm giao tại nhà máy (Ex-Works-EXW) hoặc Giá sản phẩm giao lên tàu (Free On Board-FOB).

Nếu không chú ý đến chi phí vận chuyển hàng hóa, bạn chưa chắc có một mức giá tốt nếu đơn thuần chỉ dựa vào giá sản phẩm. Ví dụ, một mức giá cao hơn cho cùng một sản phẩm (nhưng là giá FOB, đồng nghĩa với việc bạn trả chi phí vận chuyển ít hơn) có thể lại là tốt hơn cho bạn so với một mức giá thấp hơn (nhưng lại là dựa trên giá EXW, đồng nghĩa với việc bạn phải trả nhiều chi phí vận chuyển hơn).

Đóng gói sản phẩm trước khi vận chuyển vận chuyển hàng hóa đường biển

Đóng gói “không đúng” sẽ khiến doanh nghiệp bạn phải chịu thêm những khoản chi phí không đáng có.

Tránh đóng gói bổ sung: Việc đóng gói sản phẩm thường được cấu thành trong giá bán sản phẩm, tuy nhiên nó cũng là nguyên nhân phát sinh chi phí không cần thiết, đặc biệt là khi vận chuyển bằng đường hàng không. Ngoài ra, hãy kiểm tra xem liệu nhà cung cấp của bạn đang sử dụng kích thước hộp tiêu chuẩn và nhỏ nhất nhằm tối ưu hóa cách sản phẩm được sắp xếp ở trong pallet hay chưa.

Sử dụng hộp kép để đóng gói sản phẩm dễ vỡ: Phương pháp đóng hộp kép này thêm một lớp đệm cho chiếc hộp đầu tiên. Sau đó được gói bằng giấy gói bubble (tấm bọt khí dùng để cuộn kín sản phẩm). Tuy nhiên rất nhiều kho hàng từ chối tiếp nhận những lô hàng được đóng gói theo dạng này do đặc tính dễ vỡ của chúng.

Gán nhãn mác cho lô hàng: Các lô hàng nhỏ hơn thường hay bị lẫn lộn, do đó hãy đánh dấu rõ ràng trên bìa carton và trên hộp-đánh số bìa carton, trọng lượng tịnh, trọng lượng tổng, nơi xuất xứ và gắn nhãn mác theo dõi (tương tự như nhãn mác của các lô hàng FBA).

Đóng gói sản phẩm vận chuyển hàng hóa đường biển: Nếu gói hàng chiếm nhiều diện tích hơn chính bản thân sản phẩm được đóng gói, chi phí vận chuyển của bạn sẽ gia tăng nhanh chóng. Nếu nhà cung cấp của bạn đồng ý và có thể tiếp thu ý kiến, hãy liên hệ với một công ty bao bì ở địa phương để có những ý tưởng đóng gói rẻ và hấp dẫn hơn nhưng chất lượng đóng gói vẫn đạt tiêu chuẩn.